SUBMODULO II REALIZAR REGISTRO CONTABLE

DEFINIR LAS GENERALIDADES DE LA CONTABILIDAD

 ANTECEDENTES HISTÓRICOS

La contabilidad transita por la huella histórica del comercio y la industria: se estructura conforme al surgimiento y evolución del crédito, la banca, la maquinización, las operaciones mercantiles, las comunicaciones electrónicas, se liga a los fenómenos económicos y a las innovaciones en los sistemas financieros; a los métodos de la administración y al cambio en la conceptualización de la sociedad; a los procedimientos empresariales y a la legislación mercantil, laboral y fiscal.
Se considera sus diversas manifestaciones a través de las épocas históricas y del desarrollo de distintos pueblos. Por lo mismo, y conforme a los propósitos y alcances de esta obra, resulta pertinente solo una apretada síntesis, constituida en los siguientes párrafos.
Las primeras manifestaciones de una rudimentaria contabilidad, debieron ser posibles en cuanto fueron dadas tres condiciones básicas: que el hombre hubiera formado un grupo social, que concurrieran actividades económicas en numero e importancia tal que fuera preciso llevar un testimonio de ella y, finalmente, que se dispusiera de un medio para conservar la información narrativa de los hechos (escritura) y que, a la vez, permitiera registrar cifras en términos para establecer medidas y unidades de valor.
Gertz Manero señala que en el estado actual del conocimiento, se tiene la certeza de que la practica contable por partida simple como actividad generalizada, era un hecho seis mil años antes de Cristo, tanto en Egipto como en Mesopotamia, y que los primeros vestigios de actividad bancaria se sitúan entre los 5,400 y los 3,200 años A. C. en el Templo Rojo de Babilonia.

 CONCEPTO DE CONTABILIDAD

La Contabilidad es una disciplina que tiene por objeto registrar las transacciones de carácter financiero, efectuadas por una entidad y, con base en dicho registro, suministrar información financiera estructurada en forma tal que sea útil a los administradores de la entidad y a otros interesados en ella.Son transacciones financieras aquellas en que se involucran recursos financieros, entendiendo por estos los recursos susceptibles de propiedad y comercio.La Contabilidad no considera las transacciones que no son en lo absoluto financieras; pero cuando alguna operación, además de tener otras características o efectos, significa de alguna forma movimiento de recursos financieros, esta parte de la transacción es registrada por la contabilidad.Para el registro contable se utiliza como unidad de medida y valor a la moneda, porque es la forma mas practica para cuantificar los efectos de las transacciones financieras y para comprender el significado de la información financiera. A pesar de algunas limitaciones, que bajo ciertas circunstancias pueda tener, hasta la fecha no se ha encontrado un medio de expresión cuantitativa que pueda sustituir ventajosamente a la unidad monetaria para los propósitos de la contabilidad.El registro contable se emplea no solo en los negocios, sino también en asociaciones y sociedades civiles, agrupaciones de carácter cultural, científico o deportivo, sindicatos, gobiernos, etc.; todas ellas son “empresas” en el sentido amplio del termino, pero debido a que muchas veces a este se le considera el significado de negocio, en la definición de contabilidad resulta preferible utilizar la palabra “entidad”.El producto resultante de la Contabilidad es la información financiera Conviene aclarar que esto e diferente a información financiera económica.Ciertamente, determinados fenómenos económicos tienen su repercusión en la Contabilidad, pero esta registra únicamente los efectos financieros de tales fenómenos, es decir en lo que afectan al movimiento de recursos financieros o a los valores monetarios de estos.La información financiera, si bien es el producto ultimo del proceso de registro contable, no es un fin en si misma. Si así fuera, la contabilidad no seria mas que un relato histórico, un testimonio de hechos pasados, sin consecuencias posteriores.

OBJETIVO

La contabilidad permite:

Obtener en cualquier momento información ordenada y sistemática sobre el desenvolvimiento económico y financiero de la empresa.

Establece en términos monetarios la cuenta de los bienes, deudas y el patrimonio que posee la empresa.

Llevar un control de todos los ingresos y egresos.

Facilitar la plantación, ya que no solamente da a conocer los efectos de una operación mercantil, permite proveer situaciones futuras.

Delimitar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable.

Servir de fuente de información ante terceros (los proveedores, los bancos y el estado).

CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

Las tres principales características de la información contable son: utilidad, confiabilidad y provisionalidad.
De acuerdo con la primera característica, la información contable debe ser útil a todos sus usuarios, los cuales ciertamente son muy variados, de modo que cada uno de ellos puede tener particulares necesidades informativas. A fin de satisfacer esa variedad de interés la contabilidad esta estructurada bajo un método que permite suministrar información mediante estados financieros principales, estados financieros secundarios o complementarios y reportes analíticos de uno o mas elementos de dichos estados. De ellos, algunos son útiles prácticamente para cualquier usuario; el resto se presenta en los casos que específicamente lo requieren.
Para que la información sea útil debe satisfacer dos condiciones: que sea significativa, es decir que se refiera a los hechos financieros pertinentes y los mismos estén presentados en forma tal que se facilite su análisis e interpretación; que sea oportuna, es decir que se disponga de ella en el momento justo para orientar eficazmente las decisiones de los usuarios.
La segunda característica -contabilidad-, se integra con los elementos que dan al usuario el convencimiento de que se puede basar en los estados contables para formarse el juicio que requiere acercar de la entidad sobre la cual se le informa. La teoría de la contabilidad y el método para procesarla, contienen dichos elementos.
Por ultimo, la información financiera es provisional, porque los reportes contables presentados a una fecha determinada, incluyen transacciones o hechos efectuados ocurrirán o pueden ocurrir posterio

rmente.
Desde luego, esta es una característica negativa, porque resta precisión a los informes contables, pero es inevitable por que como la empresa esta en operación, ocurre que cualquiera que sea el momento en que se formulen los estados contables, habrá hechos o transacciones cuyas consecuencias no estén del todo concluidas.
El Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP) en su boletín (B-1) nos señala como características de la información contable las siguientes:

Utilidad.

 Esta basada en el contenido de la información (registro de actos y situaciones efectivamente realizados y como consecuencia, presentar los elementos necesarios para su correcta interpretación, siguiendo practicas consistentes de valuación y registro para poder realizar comparaciones validas en los diferentes periodos de las entidades) y el tiempo en que esta es obtenida y presentada a los diferentes usuarios.

Confiabilidad.

 Esta basada en la confianza que los usuarios tienen en la información que presentan los estados financieros para tomar decisiones, (como consecuencia de la utilización de un sistema de contabilidad adecuado para satisfacer las necesidades de información y control en las operaciones y eventos económicos que atañen a la entidad) así como de la posibilidad de verificar si la información que presentan los estados financieros es la adecuada y presenta la realidad financiera de la entidad. Esta característica también contempla que la información que contienen los estados financieros fue obtenida mediante la aplicación de procedimientos constantes y que no han sido intencionalmente distorsionados (pudiendo beneficiar o perjudicar a ciertos usuarios de esta información).

Provisionalidad.

 Surge de la necesidad de conocer la situación financiera en que se encuentra la entidad para poder tomar decisiones, por lo que se hace necesario que la vida de la entidad económica se divida en periodos según los requerimientos de informaciones y así conocer los resultados y modificaciones.

No debe perderse la vista al costo del sistema de contabilidad que se implemente, ya que este deberá seleccionarse tomando en cuenta tanto la capacidad económica de la entidad así como las necesidades de información.
En síntesis las características de la información contable son las siguientes:

La información es eminentemente cuantitativa sobre entidades económicas.

Es información obtenida sistemática y estructuradamente a través de sistemas de teneduría y de control.

Se encuentra principalmente basada en la ecuación de activos, pasivos y capital.

Además es información sintética y analítica que puede combinarse desde diversos puntos de vista, es útil y flexible para la toma de decisiones.

 INFORMACIÓN FINANCIERA

La información financiera esta diseñada para satisfacer las necesidades de muchos usuarios, sin embargo se centra en la utilidad de los informes para los inversionistas y acreedores y otros usuarios presentes y futuros, en la toma de decisiones racionales.
En nexo a lo anterior, cabe señalar que toda entidad económica persigue como finalidad obtener o cumplir con un objetivo ya sea de servicio o lucrativo, por lo que los recursos con que cuenta deberán se eficientemente administrados para facilitar el logro de las metas propuestas.
El adecuado control de los recursos, dependerá en cierta medida del sistema de contabilidad que se implemente logrando así el aprovechamiento optimo de los mismos. Dicho control implica llevar un registro analítico de todas las transacciones que se realicen con los bienes propiedad de la entidad y con los que adquiera.
Al llevar a cabo este control se agrupan las actividades de un mismo genero para facilitar su análisis, es por ello, que a la información financiera se le llama también información externa y se encuentra dirigida a los usuarios externos del negocio que no están involucrados en la administración.
Es aquí donde surge la Contabilidad; de la necesidad de llevar a cabo ese control en las operaciones y movimientos económicos de una empresa. La contabilidad captara el efecto financiero de las transacciones efectuadas y como consecuencia presentara la información a través de los estados financieros.
Los estados financieros por ende, son documentos informativos que se elaboran aplicando procedimientos y técnicas contables. Los estados financieros deberán presentar información resumida, ordenada y clara, (como resultado de la aplicación del proceso contable) para facilitar a sus usuarios interpretar su contenido y así tener una idea de la situación de la entidad económica y poder tomar decisiones mas acertada.
En nexo a lo anterior, cabe hacer una pequeña pausa y explicar brevemente que se entiende por el proceso contable, para después retomar los estados financieros:
En relación al Proceso contable:
las fases son:

• Sistematización:
 se define al flujo y secuencia que deberá seguir la información financiera.

• Recopilación:
 obtener los documentos que respaldan las transacciones o eventos financieros.

• Valuación:
 hace referencia a cuantificar en moneda nacional las transacciones o eventos financieros.

• Procesamiento:
 obtiene, codifica y registra las transacciones o eventos financieros.

• Evaluación:
 determina el efecto financiero que las transacciones o eventos económicos generan.

• Síntesis:
 agrupa la información que se obtiene de los registros de contabilidad.

• Información:
 presenta en forma sintetizada los efectos y consecuencias de las operaciones y eventos financieros.

• Comprobación:
 verifica que los registros sean acordes con las transacciones o eventos financieros que se realizaron; que el sistema contable sea el adecuado y que se haya dado cumplimiento al mismo, que los métodos de valuación y control aplicados sean acordes a las necesidades de la empresa, así como con la información requerida; que la información que presentan los estados financieros sea adecuada e imparcial y que presenten los elementos necesarios para que los usuarios de los mismos puedan tomar decisiones.